مهارت، ابزار و روشهای تجزیه و تحلیل
ما سوالهای زیر را برای فهمیدن اینکه تیمهای منابع انسانی و مالی چگونه داده هایشان را جمع آوری و منتشر می نمایند، پرسیدیم. براساس نتایج نظرسنجی انجام‌شده، ما می‌توانیم با اطمینان بگوییم که علاقه به تجزیه و تحلیل در میان گروههای منابع انسانی و مالی بالا است و همکاری مهم است و نتایج مشترک تصمیمات کسب‌وکار مبتنی بر داده در آینده افزایش خواهد یافت. با این حال، باید دید که آیا روشهای موجود در حال حاضر قادر به پشتیبانی موثر از چنین اهداف ارزشمندی خواهند بود؟
شرکت Caesars Entertainment ، محبوب‌ترین شرکت سرگرمی کازینو در جهان، چندین سال است که برای تجزیه و تحلیل به رقابت می‌پردازد. استفاده از تجزیه و تحلیل برای وفاداری مشتری و خدمات، بازاریابی، رسانه‌های اجتماعی و حتی مکانیابی دستگاههای بازی، در این صنعت بی‌نظیر هستند. به طور شگفت انگیزی، مدیریت Caesars نیز علاقه زیادی برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی دارد. این شرکت ۶۵۰۰۰ کارمند دارد و نیاز به دانستن در مورد تعاملات، علایق، بهره‌وری و احتمال فرسایش آنها وجود دارد.
برای پرداختن به این مسائل، Caesars دو گروه داخلی دارد که بر موضوعات تجزیه و تحلیل منابع انسانی تمرکز دارند. این گروه به ریاست میشل لای ، پس از استقرار Oracle HCM ، روی تجزیه و تحلیل متمرکز شده‌است. لای که قبلا ً در بخش تجزیه و تحلیل بازاریابی کار می کرده است، اشاره می‌کند که تمرکز فعلی بر گزارشگیری است و تنها در حدود ۱۰ درصد از تلاش‌های گروهش به تجزیه و تحلیل پیشرفته اختصاص یافته است. با این حال، او یک مجموعه جاه طلبانه از اهداف تحلیلی پیشرفته، از جمله درک هزینه واقعی فرسایش، شناسایی کارمندان در معرض خطر، ارزیابی ساعات کاری واقعی کارکنان و همکاری با امور مالی برای درک هزینه‌های واقعی استخدام در سر دارد.
از چه ابزارهای برای تجزیه و تحلیل استفاده می کنید؟
پاسخ برتر نرم افزارهای تجزیه و تحلیل ابری بود. این ابزارها احتمالاً به این دلیل محبوب هستند که به طور خاص برای منابع انسانی طراحی شده اند و می‌توانند به راحتی به داده‌های تراکنشهای منابع انسانی دسترسی داشته و از انعطاف‌پذیری و چابکی فضای ابری بهره می برند. به طور قابل پیش بینی، اکسل انتخاب دوم بود. اکسل توسط بسیاری از کاربران سازمانی قابل استفاده است اگرچه از نظر سازمانی می تواند منجر به مجموعه داده های متناقض یا به اصطلاح ” نسخه های متفاوت حقیقت” گردد. نرم افزارهای تجزیه و تحلیل سازمانی جانبی و سیستم های تجزیه و تحلیل منبع باز با اختلاف کمی گزینه سوم و چهارم بودند. با حرکت شرکت ها به سمت روشهای تجزیه و تحلیل تجویزی و پیشگویانه، گزینه های منبع باز و نرم افزارهای آماری مورد اقبال بیشتری قرار خواهند گرفت.
با ابزار تحلیلی کنونی شما، کدامیک از این وظایف کار دشواری است؟
تصمیم گیری خوب براساس داده های قابل اعتماد یکی از گزینه هایی بود که مکرراً در سه گزینه انتخابی پاسخ دهندگان وجود داشت اما گزینه رتبه اول درک آسان نتایج و معانی تجزیه و تحلیل است و بلافاصله بعد از آن دسترسی به اطلاعات دیگر واحدها قرار دارد. این موارد منحصراً مربوط به تکنولوژی نیستند و شاید نیاز به رشد و تغییر در فرهنگ، رفتار یا مهارت دارند. درک نتایج و معانی تجزیه و تحلیل نیازمند سطح بالایی از درک کمی است و دسترسی به اطلاعات دیگر واحدها معمولاً نیازمند اشتراک گذاری و فرهنگ مشارکتی است.
کدامیک از تجزیه و تحلیل های زیر ( که همگی مرتبط با منابع انسانی هستند) از طریق تلفن همراه در دسترس است؟
بالاترین گزینه انتخابی در رتبه اول انتخاب، ” تغییرات تعداد نیروی انسانی” است. این طبیعی است چراکه این داده ها بیشتر شامل تجزیه و تحلیل توصیفی هستند که به راحتی تحلیل شده و بر روی موبایل قابل نمایش هستند. اما گزینه های برتر از حیث انتخاب در سه اولویت اول، مدیریت نیروهای مستعد و برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار هستند. این پاسخها تا حدودی با انتظار ما در تناقض هستند زیرا انجام اینگونه تجزیه و تحلیل ها بر روی صفحه کوچک تلفن همراه سخت است. برخی از مدیرانی که ما با آنها مصاحبه کردیم ( به ویژه آنهایی که از امور مالی بودند) بیان کردند که شرکت هایشان به دلیل مسائل امنیتی علاقه ای به تجزیه و تحلیل از طریق تلفن همراه ندارند.
از کدامیک از تجزیه و تحلیل های زیر استفاده می کنید؟
به صورت غیرمنتظره ” هوش مصنوعی” بیشترین انتخاب اولویت اول بود. یک توضیح احتمالی این است که بسیاری از پاسخ دهندگان که این گزینه را انتخاب کرده اند ممکن است به تجزیه و تحلیل پیش بینی فکر کرده باشند. برای مثال, یادگیری ماشین می‌تواند برای ” اولویت بندی ” کارمندان از نظر احتمال فرسودگی استفاده شود. تحلیل شبکه سازمانی بالاترین انتخاب در سه اولویت اول را داشته است. این روش به دنبال این است که در سازمان، چه کسی با چه کسی و به چه میزان در ارتباط کاری قرار دارد. این روش به طور معمول نوعی تجزیه و تحلیل توصیفی است و مبتنی بر داده‌های تعاملی خود اظهاری یا داده‌هایی است که از ابزارهای ارتباطی شخصی مانند ایمیل و برنامه‌های پیام‌رسان است.
در حال حاضر به چه منظور از هوش مصنوعی استفاده می کنید؟
بیشترین انتخاب اولویت اول مربوط به “شناسایی استعدادهای در معرض ریسک از طریق مدلسازی فرسایشی” بود. به احتمال زیاد، پاسخ دهندگان از یادگیری ماشین استفاده می کنند تا براساس عوامل مختلف کارکنانی که قصد ترک سازمان را دارند، شناسایی کنند. وقتی براساس بیشترین تکرار در سه اولویت اول به پاسخ ها بنگریم، گزینه ” پیش بینی کارکنان تازه وارد با عملکرد بالا” و “تامین بهترین گزینه ها از طریق تحلیل رزومه” آشکارا در رتبه اول و دوم قرار می گیرند. این امر ممکن است به این دلیل باشد که ارایه دهندگان نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی شروع به ارائه اینگونه قابلیت‌های پیش‌بینی‌کننده در راه‌حل‌های خود کرده اند و پاسخ دهندگان قبلا ً آنها را پیاده سازی نموده اند.
کارکنان منابع انسانی لازم است چه توانایی هایی را توسعه داده یا بهبود بخشند؟
پاسخ ها نشان می دهد، “اقدام بر روی داده ها و تجزیه و تحلیل برای حل مسائل” بیشترین انتخاب اولویت اول بوده است. البته این موضوع به همان اندازه که مهارت تجزیه و تحلیل است، مهارت مدیریت نیز می باشد. “تجزیه و تحلیل کمی و مهارت استدلال” و ” مشاوره به مدیران سازمان با گفتن داستان داده ها” نیز پر تکرارترین پاسخ ها بوده اند. این پاسخها حاکی از آن است که پاسخ دهندگان احساس می‌کنند منابع انسانی نه تنها باید به تولید داده‌ها رسیدگی کند ، بلکه تحلیل کارآمد داده‌ها، تفسیر یافته‌ها و به‌کارگیری آنها در کسب‌وکار را نیز مورد بررسی قرار دهد.
ساختن یک سازمان و فرهنگ مشارکتی
علیرغم افزایش همکاری میان منابع انسانی و مالی، برخی سازمان‌ها هنوز سردرگم هستند. بررسی این نظرسنجی نشان می‌دهد که چندین دلیل برای این کار وجود دارد.
فاصله مهارت واقعی و تصوری : بیش از نیمی از مدیران منابع انسانی و مدیران اجرایی در نمونه ما اشاره کردند که فقدان مهارت‌ها و استعداد یکی از موانع مهم برای همکاری است. اقتصاد از نظر تاریخی منبعی برای دیدگاههای مبتنی بر تجزیه و تحلیل و اعداد بوده است. بنابراین با اینکه به نظر می‌رسد منابع انسانی در حال پی‌گیری است، ممکن است تردیدهایی در مورد توانایی این کارکرد برای افزایش اعتبار استقرار یافته مالی وجود داشته باشد.
عادتهای قدیمی و موانع حرفه ای : واحدهای منابع انسانی و امور مالی از دیدگاه های مختلفی هستند و سابقاً همکاری مشترکی بر روی تجزیه و تحلیل اطلاعات نداشته اند. بدون تلاش مشترک برای عبور از وضعیت سیلویی، این دو واحد همچنان دیدگاه های متفاوتی تولید می کنند. همچنین بزرگی سازمان نیز نقش مهمی ایفا می کند. در نمونه ما، که یک سازمان بزرگ است، تعداد محدودی از پاسخ دهندگان موافق بودند که منابع انسانی و مالی به صورت موثر با یکدیگر همکاری می کنند.
اطمینان بیش از حد: رؤسای اجرایی نسبت به مدیران ارشد، اعتماد بیشتری نسبت به توانایی تجزیه و تحلیل‌های سازمان خود دارند. معاونین کم‌ترین اعتماد را به قابلیت‌های تحلیلی سازمان خود دارند. این مساله ممکن است به این دلیل باشد که در سطوح بالاتر کنترل کمتری بر تجزیه و تحلیل وجود دارد، اما مسئولیت بیشتر باعث می شود به اهمیت تجزیه و تحلیل پی ببرند.
مقاومت در برابر تغییرات سازمانی: کارکنان در پایین ترین سطح سازمانی همکاری بین واحدی را سخت می دانند. علاوه بر این، آنها کم‌تر از کارکنان ارشد خود با این موضوع موافقندکه قصد دارند در عرض ۱۲ ماه آینده کار بیشتری انجام دهند. این عدم خوش بینی نشان می‌دهد که تغییر، حتی زمانی که مفید است، می‌تواند برای کارمندان دشوار باشد.
نکات اجرایی برای افزایش همکاری
همکاری موفق در تجزیه و تحلیل نیازمند یک فرهنگ مشارکتی و طراحی یک سازمان برای رقابت است. بهترین تجارب برای همکاری شامل موارد زیر است :
برای شروع، ساده بگیرید: یکی از پاسخ دهندگان بیان کرد که همکاری در بخش‌های کوچک به بهترین شکل اتفاق می‌افتد. تیمهای کوچکی بسازید که برای یافتن پاسخ به یک سوال خاص با هم اتفاق نظر دارند. تیم باید توجه کند که چه داده هایی به این سوال پاسخ خواهند داد، منابع این داده‌ها کجاست، چگونه تفسیر می شوند و چه برنامه‌های عملی منجر به بهترین نتیجه خواهد شد. از تعاملات مکرر و کوتاه برای کنترل حرکت در مسیر صحیح استفاده کنید( بسیار شبیه روش توسعه چابک نرم‌افزار که از یک گزارش خلاصه و یا جلسات سرپایی برای کنترل مسیر توسعه استفاده می کند.)
تاکید بر علائق مشترک در همکاری: واحدهای منابع انسانی و مالی از طریق پشتیبانی مدیران سازمان در تصمیم‌گیری آگاهانه براساس داده‌های خوب به کار خود ارزش می بخشند. مدیران هر دو واحد نیاز به تقویت این ارزش از طریق اهداف مشترک و ارتباطاتی دارند که اعتماد و احترام متقابل را تشویق می‌کنند.
ایجاد یک طرز فکر یادگیری: همکاری وقتی بهتر عمل می‌کند که اعضای تیم با ذهنی باز و کنجکاوانه به تعامل بپردازند، به تخصص یکدیگر احترام گذاشته و مایل به یادگیری از یکدیگر باشند.
در مورد مدل خود آگاه باشید: مشخص کنید که آیا کار تجزیه و تحلیل شما متمرکز، غیر متمرکز یا ترکیبی خواهد بود. کدامیک از موارد زیر را دارید؟
* سرویس مشترک مرکزی از متخصصان را دارید که بینش حاصل از تجزیه و تحلیل را تولید می کنند؟
* یک مدل غیرمتمرکز از متخصصان داده دارید که با کارکردهای مختلف سازمان ارتباط دارند؟
* مدل ماتریسی یا ترکیبی با کنترل متمرکز بر برخی کارکردها و عدم تمرکز بر دیگر کارکردها دارید؟
برخی شرکتها، یک واحد مستقل به نام “اتاق خبر” ایجاد کرده اند که نتایج تجزیه و تحلیل را بین واحدهای کاری مرتبط به اشتراک می گذارد. هیچ یک از این تصمیمات صحیح یا غلط نیستند اما هرکدام، اهداف و فرآیند متفاوتی دارند. به طور خاص در مورد طراحی مدل سازمانی تجزیه و تحلیل شرکت خود تصمیم گیری کنید تا مانع از بروز سردرگمی، دوباره کاری و مقاومت شود.
ثابت قدم بمانید: صرف‌نظر از مدلی که شما انتخاب می‌کنید، نیاز است که فرهنگ سازمانی، مالکیت مشترک نتایج تجزیه و تحلیل را تقویت کند، نتایج نه فقط متعلق به منابع انسانی است و نه فقط مالی، بدتر از آن این است که، نتایج منابع انسانی در قیاس با مالی ارائه شود. سازمان باید برای تغییر در قدرت و مقاومت درونی واحدهای کاری که به صورت غیرمنتظره نمایان می شوند، آماده شود.
نتیجه‌گیری از نتایج نظرسنجی
با بررسی پاسخهای نظرسنجی، مشخص است تجزیه و تحلیل در منابع انسانی کاملا ً پیشرفت کرده است. بسیاری از سازمان‌ها در حال مدیریت نیروهای با استعداد، پیش‌بینی فرسایش نیروهای انسانی و انتخاب نیروهای جدید واجد شرایط با تحلیل رزومه هستند. با توجه به این نتایج ، شاید زمان تجدید نظر در این جمله کلیشه ای که “کارکردهای منابع انسانی پشت سر دیگر حوزه‌های تجاری کلیدی در استفاده از داده‌ها و تجزیه و تحلیل قرار دارند” فرا رسیده است. با این حال، این نظرسنجی نشان می‌دهد که نیمی از سازمان‌ها هنوز از تجزیه و تحلیل پیش‌بینی و تجویزی استفاده نمی‌کنند، بنابراین فضای زیادی برای رشد در استفاده از روشهای تحلیلی پیشرفته وجود دارد.
علاوه بر این، واحدهای منابع انسانی تنها از تحلیل‌های سنتی استفاده نمی‌کنند، بلکه هوش مصنوعی را پذیرفته‌اند. شناسایی نیروهای محتمل ترک خدمت و شناسایی نیروهای با عملکرد بالا متداول‌ترین کاربرد بوده و به احتمال زیاد از مدل‌های یادگیری ماشین استفاده می‌کنند. با ادغام ابزارهای هوش مصنوعی در نرم‌افزارهای منابع انسانی توسط تولیدکنندگان، بدون شک پذیرش بیشتری را در این زمینه خواهیم دید.
منابع انسانی و مالی اتفاق‌نظر دارند که هر دو واحد، تجزیه و تحلیل‌های ارزشمندی را به منظور کمک به تصمیمات کسب‌وکار ارائه می دهند. همچنین توافق خوبی در میان این دو واحد وجود دارد که تحلیل‌های مورد نیاز را به صورت مشارکتی تولید کنند.
این امر حاکی از آن است که این دو واحد می‌توانند از یکدیگر یاد بگیرند. در حالی که واحد مالی از قدیم به واسطه کار با داده های مالی به یک واحد داده محور شهرت داشته است، تبدیل عملکرد مالی به یک کارکرد کلیدی در تجارت سازمان، هدف جدید تکامل این واحد خواهد بود. از سوی دیگر واحد منابع انسانی، همواره به عنوان یک کارکرد کلیدی در تجارت سازمان، مدل تجاری سازمان را تحت تاثیر قرار داده است اما تبدیل شدن این واحد سازمانی به یک واحد داده محور یک هدف جدید است. این دو واحد در کنار یکدیگر حتی قادر خواهند بود مرزهای جدیدی از کسب و کار را برای سازمان خود ایجاد نمایند.
پایان مقاله
